Digitalisation à marche forcée : utiliser la GED pour rester dans la course

Dans le contexte actuel de pandémie non maîtrisée, le monde du travail a subi quelques évolutions majeures dans les méthodes de travail afin de s’adapter aux contraintes nécessaires pour éradiquer la maladie. Ainsi la digitalisation des activités a été grandement boostée avec la mise en place du télétravail, dont un aspect très important est la gestion électronique de documents (GED).

Par la rédaction


De nombreuses activités auparavant réalisées au bureau ou en physique ont dû être adaptées afin de répondre aux conditions du télétravail. Cela comprend tous les corps de métiers y compris ceux dont l’écrit est fondamental, à l’exemple des métiers relatifs au droit qui ont eu à s’affranchir de ce format papier et à limiter leur activité au sein du cabinet. La transformation est toutefois difficile dans certains cas, et nécessite un accompagnement.
C’est pourquoi certaines sociétés de gestion documentaire développent leur activité dans l’accompagnement des entreprises pour leur apporter des solutions de réorganisation.

L’utilisation de la GED comme solution de digitalisation


Une société spécialisée dans la GED ou gestion électronique de documents constitue une solution crédible pour accompagner tous les corps de métier où l’écrit est prépondérant dans leur activité, tels que les métiers du droit (avocat, notaire, huissier, etc.), la plupart des activités de services, dont l’assurance et la santé. A cet effet, ces sociétés proposent des logiciels capables d’optimiser la gestion des documents. Pour ce faire, le logiciel globalise les processus de gestion pour proposer une solution harmonieuse et indolore afin de franchir cette étape de transition avec succès. Notez par ailleurs qu’en aucun cas, le format tout numérique ne sera imposé puisque le logiciel s’adapte au besoin et au processus de chaque client.
De plus, comme l’indique un spécialiste contacté par la rédaction, un dossier une place consultants en gestion documentaire, le logiciel est doté d’une intelligence artificielle (IA) permettant d’automatiser certaines tâches. Par exemple, ces logiciels proposent une suppression automatique des documents une fois le délai de conservation atteint.
Ces sociétés fleurissent puisque l’absence de gestion documentaire peut coûter très cher. Par exemple, un cabinet d’avocat qui ne maîtrise pas sa gestion documentaire peut s’exposer à plusieurs risques. Tout d’abord, il perd en compétitivité à devoir chercher le bon document pendant plusieurs minutes. De plus, il s’expose à un risque de conformité telle que le RGPD qui impose de conserver certains documents pendant une certaine durée. Le risque stratégique n’est pas à exclure dans le cas de la perte ou du vol de documents sensibles. À terme, la crédibilité du cabinet peut être remise en cause, avec pour conséquence, une chute du niveau d’activité.

Quels sont les gains escomptés à travers la GED ?


Certes, la GED représente un poste de coût. Néanmoins, celle-ci apporte plusieurs avantages. Par exemple, la GED permet des gains de productivité. En automatisant les processus, l’archivage devient plus simple et la recherche de document plus rapide. Par ailleurs, en centralisant la documentation, cela vous assure des gains de temps de recherche considérables, notamment pour les métiers où le format papier est encore très présent. Par ailleurs, la GED simplifie le processus de consultation et vous donnera un accès immédiat aux documents.
Enfin, l’archivage proposé par ces sociétés est ultra sécurisé avec l’assurance d’avoir une traçabilité des documents et une sécurisation poussée.
Ainsi, la pandémie actuelle force la digitalisation de l’ensemble des corps de métier. Pourtant, certains secteurs consacrent toujours une part importante de leur activité au format papier qui n’est plus tout à fait compatible avec les méthodes de travail à domicile. Pour ce faire, il devient primordial de pouvoir numériser et archiver correctement ces documents afin de poursuivre l’activité à domicile et de se mettre en conformité avec les règles sanitaires en évitant de se déplacer sur son lieu de travail. La GED apporte une solution sur mesure à ces métiers en leur proposant de numériser l’ensemble de leurs documents à travers un logiciel optimisé.